13 dicas para um eficiente trabalho multitarefas
Por Mário Hermes Stanziona Viggiano
No lavoro do arquiteto, do administrador
ou do designer, frequentemente nos deparamos com a necessidade de trabalhar em
vários projetos simultâneos.
É difícil priorizar, bem como saber
dosar a quantidade de tempo que devemos doar a cada projeto.
Na era do deslumbre digital, precisamos
focar, porém, sem perder a ternura analógica jamais!
Preparei algumas dicas para a realização
de um eficiente trabalho que envolve várias tarefas ou projetos simultâneos:
1. Faça uma lista dos trabalhos em
andamento, escreva ou imprima e tenha sempre à mão (só armazenado no computador
não serve) – vá consultando sempre;
2. Se você é da geração de menos de 40 anos
e teve toda a sua formação voltada para o microcomputador, tablete e celular,
esqueça um pouco essas tecnologias. Trabalhe mais com a cabeça e as mãos
(escrevendo, desenhando, falando, cantando). Nosso cérebro opera com padrões de
rede e a melhor forma de se expressar em termos de velocidade e com menor perda
de informações é de forma analógica, com a escrita, o desenho e a fala;
3. Tenha sempre um papel branco à mão para
escrever as ideias de sua mente – guardanapo, papel higiênico, folha A4 – está
bom, pode usar o bloco de notas do celular, desde que tenha a tela branca, mas,
depois, passe para o papel, pois essa passagem ajuda a internalizar e retornar
ao “modo analógico”. Usar o gravador para descrever as ideias também é uma boa
opção;
4. Armazene cada projeto ou trabalho em uma
pasta “L” transparente, mesmo que o projeto tenha outras pastas mais volumosas
no arquivo físico ou digital, que vão receber as informações de cada trabalho. Essas
pastas transparentes você deve levar sempre à mão, na valise de trabalho. Elas
vão servir para você colocar as anotações e desenhos que fez e acessar a todo o
momento, com a transparência ajudando a identificação rápida do conteúdo;
5. Faça Mapas Mentais sempre que tiver um
tempinho. Quando não tiver o tempo, faça assim mesmo;
6. Faça Listas de Checagem para tudo, de
forma compulsiva. Se quiser digitalizar suas listas, use um aplicativo
nefelibata, simples e eficiente como o Trello;
7. Sempre tente colocar o prazo de execução
ou a data de entrega do trabalho na Lista de Checagem. Esse exercício ajuda a
mente a ir se organizando para ajustar o tempo de execução das tarefas;
8. Priorize a saúde e a família em
detrimento de qualquer trabalho. Sem os dois primeiros em ordem, o trabalho já
era!
9. Prepare um Banco de Ideias, na forma de
lista numerada, e coloque todas, veja bem, todas as ideias que tiver, mesmo as
mais malucas. Essas crazy things com
certeza serão uteis no futuro, já que as mudanças de nosso mundo globalizado
ocorrem em velocidades “quânticas”;
10. Até o Multitarefas tem que priorizar.
Porém, somente priorize um trabalho de cada vez. A prioridade como ferramenta
perde o sentido a partir do segundo trabalho elencado;
11. Os trabalhos que não foram priorizados
não podem ser totalmente parados. Mesmo trabalhando na prioridade, reserve uma
pequena parte das horas disponíveis de cada dia para organizar os outros
trabalhos, anotando ideias, coletando insights,
pesquisando na WEB ou, simplesmente, pensando neles;
12. Faça caminhadas diárias. Além de ser bom
para a saúde, é um momento de reflexão importante. Leve consigo um bloquinho
com aquele pequenino lápis que deixou de ser usado no escritório e anote tudo
que surge nos pensamentos;
Por fim,
13. Tenha a mão um bom estoque de lápis de
grafite mole, a partir do 4B. E, fundamental, um apontador elétrico último
tipo.
Nenhuma tecnologia substitui o prazer de
rabiscar com um lápis bem apontado!
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